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2020年3月18日 コラム
その文章、正しく伝わっていますか(3)

はたらきかたマニュアルではお役立ち情報のコラム配信をしています。
⽂章校正=リライトのTIPSを取り上げる、連載シリーズ第3回をお送りします。
第1回はこちら:その⽂章、正しく伝わっていますか(1)
第2回はこちら:その⽂章、正しく伝わっていますか(2)

せっかく作った手順書やマニュアルが伝わりにくいのは何故でしょうか。
自分の手から離れて独り歩きして欲しかった手順書やマニュアル。
その説明を更にしなくてはならない、といった経験は誰にでもおありではないでしょうか。

その文章、正しく伝わっていますか。
少しのコツで分かりやすさは格段にアップします。

1.やや問題がある文章例

次の例題の文章は、やや問題があると思われる文章です。

例題3-1:
■商品発注の仕組み
週次業務では、週次売上計画と週次在庫計画を活用して商品を発注します。

上の例題は業務マニュアルの「週次業務」の章にある見出しと、そのリード文です。
一見問題がある文章のようには見えません。
しかしながら、ある基本的な問題点があるために、読み手の理解を遅くする可能性があります。

次の例はどうでしょうか。
同じ問題点のある文章となっています。

例題3-2:
■管理者パスワードを変更する
管理者パスワードは、クイックスタートウィザードで本製品の設定をする場合や、外部から不正アクセスされないためのパスワードです。管理者パスワードは未設定でもご利用できますが、セキュリティ強化のため設定していただくことをお勧めします。

実際の⼿順書やマニュアルでも、この問題点があると読み⼿の理解は遅くなります。

2.伝わる文章にリライトするためのステップ
~原文の問題点に共通する「修正ポイント事項」とは?~

次のステップを踏んで、伝わる文章にリライトしてみましょう。

ステップ1:原文の問題点に共通する「修正ポイント事項」とは何か、挙げましょう(複数あれば箇条書き)。
ステップ2:「修正ポイント事項」をクリアした文章をリライト例として考えてみましょう。

今回は2つの例題に共通する修正ポイント事項があります。
それは何でしょうか?

3.「修正ポイント事項」解答と解説

例題3-1(原文):
■商品発注の仕組み
週次業務では、週次売上計画と週次在庫計画を活用して商品を発注します。
例題3-2(原文):
■管理者パスワードを変更する
管理者パスワードは、クイックスタートウィザードで本製品の設定をする場合や、外部から不正アクセスされないためのパスワードです。管理者パスワードは未設定でもご利用できますが、セキュリティ強化のため設定していただくことをお勧めします。

以下は、弊社で行われた初心者向けリライト講座の受講メンバー(非ライター)から挙がった「修正ポイント事項」です。

「タイトルと本文が一致していない」
※ 今回は前回までに比べて少し分かりやすかったかもしれません。下で詳しくは説明していきます。

「例題3-1は『商品発注』の『仕組み』の説明として、『発注します』を述語にすると違和感を感じます。」

「例題3-2は尊敬語が中途半端?」

他にもメンバーからさまざまな意見が出ましたが、2つの例題で共通する一番大きな修正ポイント事項は何でしょうか。

***

【例題3-1】ステップ1:「修正ポイント事項」解答例になります。

例題3-1(原文):
■商品発注の仕組み
週次業務では、週次売上計画と週次在庫計画を活用して商品を発注します。

  • タイトルと本文が不一致。
    タイトルが「仕組み」であるのに、その本文が直結するものになっていない。

【例題3-2】ステップ1:「修正ポイント事項」解答例になります。

例題3-2(原文):
■管理者パスワードを変更する
管理者パスワードは、クイックスタートウィザードで本製品の設定をする場合や、外部から不正アクセスされないためのパスワードです。管理者パスワードは未設定でもご利用できますが、セキュリティ強化のため設定していただくことをお勧めします。

  • タイトルと本文が不一致。
    タイトルは「変更」だが本文は「設定」で、タイトルと本文が不一致。言いたいことが「パスワードを設定してほしい」ということであれば、タイトルもそのように変えるべき。
  • その他:「ご利用できます」は敬語の誤り。「していただく」「ご利用になる」という敬語も過剰。

4.リライト例解答と解説

リライトには、必ずやらないと解釈に迷いが⽣まれたり意味を読み解くことができなかったりといったことが起こる、マスト(must)の修正と、より読み解きやすくなるためのベター(better)の修正があります。

【例題3-1】

例題3-1(原文):
■商品発注の仕組み
週次業務では、週次売上計画と週次在庫計画を活用して商品を発注します。

  • タイトルと本文が不一致(マストの修正)。
修正例:
■商品発注の仕組み
週次業務での商品発注は週次売上計画と週次在庫計画を活用して行います

タイトルと本文の主語を揃えます。また、本文はタイトルの「商品発注の仕組み」に合わせて仕組みについての説明を書くようにします(「商品発注は~~を活用して行います」)。

【例題3-2】

例題3-2(原文):
■管理者パスワードを変更する
管理者パスワードは、クイックスタートウィザードで本製品の設定をする場合や、外部から不正アクセスされないためのパスワードです。管理者パスワードは未設定でもご利用できますが、セキュリティ強化のため設定していただくことをお勧めします。

  • タイトルと本文が不一致(マストの修正)。
  • 「ご利用できます」は敬語の誤り(ベターの修正)。
修正例:
■管理者パスワードを設定する
管理者パスワードは、外部から不正アクセスされないようにするため、管理者パスワードを設定する必要があります。クイックスタートウィザードで本製品の設定をする際、管理者パスワードは未設定でもご利用が可能ですが、セキュリティのため設定することをお勧めします。

タイトルと本文の主旨を「管理者パスワードを設定すること」として一致させます。
また、「ご利用できます」は尊敬語の誤りです。「ご○○できます」は「(ご案内・ご説明・ご紹介)できます」のような謙譲語の形です。「利用する」という動詞は謙譲語では使用しませんので、この形は誤りとなります。
尊敬語として使用するには、「利用する」を「ご利用」と名詞の形にし、「ご利用が可能です」とします。

せっかく作る手順書やマニュアル。タイトルと本文を一致させるという少しのコツで分かりやすさは格段にアップします。

この連載はシリーズでお届けしていきます。次回をお楽しみに。

バックナンバー
第1回:その⽂章、正しく伝わっていますか(1)
第2回:その⽂章、正しく伝わっていますか(2)

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