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2020年4月2日 コラム
業務マニュアル担当者が書く[業務マニュアルの電子化]のTips

staff-f社内に大量の紙業務マニュアルをお持ちの方。
社内のノウハウの蓄積や情報共有に苦労されていませんか。
今回はその大切な資産を活かして電子化を進めなければいけなくなった担当者(スタッフF)が書く、悩める担当者の方向けのTips記事です。

 

1.紙の業務マニュアルの良さについて改めて考えてみる

今まで紙でやってきた良さとは、一体何なのでしょうか。改めて書き出してみます。

  • 誰でも使える・更新できる(操作の不安などがない)
  • パラパラめくれる良さ
  • 一覧性を持たせることができる(大きな紙1枚など)
  • 書き込める・マーカーできる・付箋でブックマークできる
  • デバイス導入コストなどがかからずすぐ始められる
  • デバイスが使えない現場で使える

紙には紙の良さがあります。紙がなくならないのはこういった良さがあるからです。

2.紙の業務マニュアルの課題とは?

それでは逆に、今まで紙でやってきたことで出てきた不満・課題があったはずです。それは何か書き出してみましょう。

  • 一度に一人しか閲覧できない
  • 更新のたびに各拠点ごとでファイルの差し替え作業が発生する
  • 差し替えの徹底が難しく、人為的な差し替えミスが起こりやすい
  • フォーマットがばらばら、データの管理が属人化している
  • 情報の見せ方(レイアウトやテンプレート、書きっぷり)も属人化
  • 更新する人の負荷が高い(更新のしやすさ)
  • 閲覧する人の負荷も高い(どこに書類があるの?これってどういう意味か分からない、そもそもそんな書類は存在しない、など)
  • 閲覧の形骸化(作りっぱなし)
  • 検索性が低い
  • 多言語化をするにはコストがかかる
  • 内容によっては言葉やイラストで伝わりづらい、表現するのに手間がかかる

書類を探したり、その書類が最新であるかを確認して差し替えたり・・・。
ある一定の手間は避けられません。

3.電子化の良さを考えてみる

会社からペーパーレス化を推し進めろとのお達しを受けたのか、担当者自らその必要性や可能性を見出したのか。
(筆者のスタッフFは前者です。)
いずれにせよ、改めて電子化することのメリットとは何かを考え、明文化することが大事です。
このメリットは、電子化の方法選びや社内での説明のキーになるはずです。

  • オフィスのペーパーレス化
  • 複雑な説明にはアニメーションや動画など伝わりやすい手段で伝えられる
  • 検索性の高さ(検索窓やショートカットリンク)
  • 他のページへの参照が容易(リンク)
  • 一元管理できるので拠点ごとの差異が起こらない
  • たくさんのユーザーへの展開が容易
  • フォーマット(レイアウトやテンプレートなど)がある程度統一できる
  • メンテナンス性の良さ(追加・変更・複製などが容易)
  • ブラウザを使うことで、スマホやタブレットなどのデバイスでいつでもどこでも簡単に見られる

4.電子化ってPDFにしてアップロードすればいいんでしょ?いえいえ!単にPDF化を行うと・・・

  • 閲覧デバイスによっては見づらく、使いにくい
    (ユーザビリティが最適化されていない)
  • そもそも元のファイルの作りが見づらい
    (属人化問題を始めとする紙の業務マニュアルの問題は解決されていない)
  • ファイルごとの検索しかかけられず、全ファイル検索ができない

5.電子化するときの注意点

いざ電子化を考えたときに注意しなければならないポイントをまとめてみました。

  • 今までの業務フローを変えることになるので、メリット・得られる未来の周知をしっかり行うことが必要
  • 作る人(更新する人)が楽であること・展開がしやすいこと
    • 更新に伴う作業が楽であること
    • ツールの学習コストがほとんど要らずかんたんであること(直感的な操作や見やすい画面構成)
    • 複数人で同時編集できること
    • 効率化のため、似たようなパーツやページは使い回しがかんたんにできること
    • バージョン管理(版管理)ができること
    • フォーマットの統一がされること(ある程度の自由がありながらも、見た目が揃うこと)
    • 「ゆくゆくは海外展開を」と考えている場合は多言語化できること
    • 必要なパーツやファイルを扱えること(見出し文や文章、メモなどの文章スタイル、画像・動画ファイル、添付書類など)
    • セキュリティやバックアップについてきちんと考えられていること
  • 使う人が使いやすいこと(形骸化せず運用できるように)
    • そもそも業務フローが整理されているのかを分析する必要がある
    • 情報整理がされているかを確認すること(欲しい情報に辿り着くまでの導線や配置、伝わる文章の書き方になっているかなど)
    • 各デバイスでのユーザビリティ・デザインが考えられているか確認すること(紙より見づらいなんてことになると、移行の抵抗が大きくなってしまう)
    • 検索性が高いこと(検索窓・トップページのリンクのカスタマイズなど)

これらの注意点を踏まえて電子化を進めていく必要があります。
なかなか全てのニーズを満たす電子化の方法を探すのは困難かもしれません。

会社によって事業形態・環境の違いから、優先事項も異なってくるとは思います。
作る人・使う人のどちらにも優しい方法を念頭に置きながら、
比較検討していくときのヒントの一つとしてご活用いただければ幸いです。

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