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2020年4月13日 コラム
【テレワークでこんなことに困った・まとめ】~はたらきかたマニュアル制作スタッフがテレワークを始めて1ヶ月~

私たちのチームがテレワークをスタートして約1ヶ月。
働き方改革の一環として、元々会社からはテレワークが推奨されていました。
東京五輪の準備・コロナウィルスの感染拡大に伴い、テレワークをする人が急増する状況に。
テレワークでこんなことに困った・まとめをお送りします。

staff-f

周りがテレワークに移行していく中、様々な問題に直面してしまった制作スタッフF。

  • ・ハイスペックなデスクトップMacでAdobeソフトを常時複数起動している
  • ・業務内容はコミュニケーション必須:チームスタッフからは週2以上で企画やデザインのレビューを受けている

1.環境面

テレワークに移行するための環境が揃っているか今一度チェックしてみましょう。

  • モニター
  • ヘッドセット
  • 身体が痛くならない机と椅子
  • 企業クラウド系の業務ツール
  • セキュリティ対策がされている

■メインPCはノートPCが便利

えー、みんな明日テレワークなの?
俺ノートPCじゃないから急にテレワークしろって言われても無理・・・

たくさんAdobeソフトを立ち上げるならハイスペックMac。やっぱりデスクトップでしょ、と考えていたので、これは誤算でした。

他スタッフらの声:
「PC選択失敗したね。」「もう担いで帰るしかないのでは・・・令和の二宮金次郎。」「電車で担いでたらTwitterでバズってしまう・・・!」「私は客先プレゼンが多いし、大画面モニターに繋げばいいからずっとノートPCだよ。」

結局すぐにテレワークに移れず、デスクトップPCを自宅に送ることになりました・・・とほほ。

■モニター・ヘッドセットなどの周辺機器、人に優しい机と椅子がないときつい

一覧性が求められる業務内容ではノートPCはモニターがないときついです。
逆に物書き系は狭い画面でも大丈夫でした。

円滑なWeb会議のためにはヘッドセットがあったほうが便利です。ヘッドセットはマイク付きのイヤホンですが、価格帯・マイクの精度は物によってかなり差が見られました。

他スタッフらの声:
「Fさんのマイク音声だけ様子がおかしい。」「海底何万マイルからの通信に聞こえる。」「いや、80年代からの通信だよ。一人だけ時代が違う。」「○○支局からお送りします、みたいな・・・」

どうやら、マイク穴が小さすぎたようです。反対にマイク穴が大きいスタッフは集音しすぎていました。この際、テレビ会議のときの背景画像を海底に設定して、海底から通信しているということにしようかと思います。

また、多くのスタッフが腰や背中に痛みを訴えました。ゲーミングチェアを買ったスタッフもいました。腰より膝の位置が低くなる椅子(腰痛を防ぐ)もあります。
血流をよくするためには適度な散歩や柔軟体操も必要でしょう。気軽にできるものとしては、逆立ちや、ヨガの「犬のポーズ」がお勧めです。頭に血流がいきます。

■企業クラウド系の業務ツールがないとデータのやり取りやコミュニケーションが成り立たない

私たちの会社ではGoogle Cloudを使っており、メール・共有ファイル・メッセージアプリ・テレビ会議に至るまで、普段から企業クラウドに慣れ親しんでいました。他にもSlackやZoomなど、テレワークやクライアントとのやり取り(テレビ会議など)に欠かせないツールの存在があります。

■情報セキュリティについて普段からしっかり対策されていること

情報セキュリティについて普段からしっかり教育を受け、システム的にも対策されていること。外部審査・認証を受けていることなどが大事です。
その上で、個人は会社のセキュリティ規定に遵守したネットワーク環境を用意しましょう。ノートPCを持ち出す場合はセキュリティ保護の対策もしっかりと。

2.メンタル面

  • 時間の有効活用をしよう
  • ルール作りが必要
    1日のタスクやスケジュールを明確にし、成果の報告をチームでしっかり行うこと!

■普段より集中できる人とできない人に分かれた

集中できる人は、周囲からの割り込み(質問・相談・会議・突然の依頼など)や私語が減ったことで普段より没頭できたとのこと。集中できない何人かにヒアリングしたところ、誘惑が多いとのこと。ペットや子供からの抗えない誘惑も。
しかしペットや子供を抱きしめることで幸せホルモン・オキシトシンが双方に分泌され、免疫がアップするというメリットも。動物の写真を見ることで仕事効率が上がったという研究報告もあります。

■通勤時間からの解放、時間帯・就業場所が縛られないことで時間の有効活用ができる

通勤時間から解放されることで、早朝すぐの始業が可能です。軽い散歩で春を感じることも。

他スタッフらの声:
「靴磨きしながら、資料作成できた!」「Amazonがいつでも受け取れるようになったので、次は置き配を試してみます。」「洗濯機を回しながら仕事を開始できる。」「試験勉強のときと同じで気分転換の掃除が妙に進む。」

 

 

 

■健康管理に注意!ついつい食べ過ぎてしまう・遅くまで働いてしまう

一人でテレワークをしていることでついつい何かを食べてしまいがちです。集中した後にがつんと甘いものを食べてしまいたくなったら注意。そのまま甘いものを摂取すれば、糖尿病まっしぐらとなります。
糖尿病の原因の一つとしてたんぱく質の不足が挙げられており、体重1㎏辺り1日約1gのたんぱく質を摂取する必要があります。体重50㎏なら約50gが必要で、食事で摂取できる25gを除くと25g分は積極的に摂取する必要があります。今はプロテインといっても美味しい粉末状のものやコンビニのサラダチキン、ソーセージ、ビスケットなどが選べますのでお気に入りを探してみてください。

睡眠時間は短くても長くてもダメ、成人の場合6~7時間が目安と言われています。また、睡眠時間と同じくらい大切なのが体内時計。生活リズムを一定に保つよう心がけましょう。

■チームワークはどうなる?

管理者の方が特に気になるのはコミュニケーション部分・チームビルディングの部分かと思います。

  • みんながテレワークをやっていいのだという空気
    ツールや環境が整っても、周りを気にしてリモートしにくい雰囲気があると難しくなります。
  • ちょっと聞いてみる、のハードルが少し上がる
    対面のコミュニケーションではないので、周りに気軽に聞く・業務以外の気軽なやり取りなどのハードルが上がります。
  • チームのスタッフが何をしているのか分からない。
    開始と終了時間に全チームスタッフに「本日のタスク」の報告をするなど、ルール作りが必要です。
    近くで姿が見えない分、個々がタスクをしっかり意識することになり、また目に見える形での成果がより求められることになるでしょう。

皆さまのオフィス環境はどう変わってきていらっしゃるでしょうか。
何か少しでもヒントになれば幸いです。

3.はたらきかたマニュアルでもテレワークのお手伝いをさせていただきます!

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