お知らせ

2022年9月12日 導入事例
【導入事例】DX推進の足掛かりとなった業務マニュアルWeb化
ルートインジャパン株式会社
事業内容:ルートインホテルズの運営・管理・企画、及び旅行企画全般


◇お話を伺った方:ルートインジャパン株式会社 運営管理部 運営管理課 課長 北村(キタムラ)様

 

  • 課 題
    • 店舗数の増加に伴い担当部署が各々で作成/管理しているマニュアル(フォルダ)が煩雑になっていた
    • 古いマニュアルを整理整頓・更新すると共に電子化を行い、一箇所での一元管理も叶えたいと考えていた
  • 効 果
    • 2019年に「はたらきかたエディター」を導入。業務マニュアルのWeb化(ペーパーレス化)が社内DX化の良い体験となり、以降、他システム導入へも弾みがついた
    • Webマニュアルが、コロナ渦でのホテル運営に関する対応やそのまとめに威力を発揮してくれた

「はたらきかたエディター」導入の背景

――御社の会社紹介をお願いします。

北村様 ルートインジャパンは、ルートインホテルズの運営管理や企画などを手掛けております。
運営管理としては、ホテルの運営管理で発生する決め事に対して、マニュアル作成をはじめ他部署間をまたいで裏方からサポートしております。また、コロナ禍での対応はじめ天災による危機管理対応も行っており、リスク管理の観点からも普段から現場に近い部署として業務を行っています。

――弊サービスご導入前には、どのような課題がありましたか?

北村様 社内では、先にグループウェアを導入し運用していました。そのグループウェアの中で、各部署が各々作成した全店通達やマニュアルなどデータをフォルダ管理していたのですが、「どれが最新なのか?」「更新の度に現場側で印刷・ファイリングが必要なのか?」などが分かりづらい状態でした。
こうした状況から脱却したく、まずは書類の整理整頓を行い最終的に電子化した上で、こういった社内書類を全部一つのところに集約できないか?という流れになりました。
当初は文書のボリュームもある程度あったので、導入時には、*御社のテクニカルライターさんにも作成編集をお願いしています。

*「はたらきかた制作」をご利用いただきました。

紙文書やデータ管理の課題解決へ

――実際にマニュアルをWeb化されてみて、現在の運用状況などはいかがでしょうか?

北村様 「はたらきかたエディター」で作成したWebマニュアルについては、現場のスタッフにも比較的堅調に利用してもらえているという状況が閲覧数から見えております。
導入する中で良かった点は、まず一つは、業務で分からないことはWebマニュアル上で検索することで素早く解決できるということです。
もう一つは、Webマニュアルを現場スタッフが、どのようなキーワードで検索しているかを管理側がわかるとともに、該当(検索結果)のマニュアルがなくて困っているという状況も把握できた点です。
現在はWebマニュアルをグループウェアに紐づけしており、グループウェア上のタブから「はたらきかたエディター」のログイン画面に入っていけるようになっています。普段から一番馴染みのあるグループウェア環境に入り口を作れたので、現場でも程よくWebマニュアルが定着しているなという印象です。

――運用にも工夫が見られますね。ちなみに、エディターの操作感はいかがでしょうか?

北村様 Webマニュアルを編集する側の意見として、簡単にマニュアルを表現する「ポイント」とか「注意」といったパーツ構成がしっかりしていて、強調したい部分に簡単に挿入できるところが良いと感じています。表や画像、PDFの挿入、動画も含めてリンクを張ったりすることができるので、マニュアルを閲覧する側としても気軽に手順や業務ポイントを動画で見られるので、嬉しいですね。
あとは、マニュアル共同編集とそのための権限管理ができるところでしょうか。部門を跨いで編集のメンバーを定めることができるので、新しいカテゴリーのマニュアルを複数の部門のメンバーが編集できるように設定することができるなど、管理がしやすいです。「今、このマニュアルは経理部門と一緒になって進めている」といった具合に、把握できるで、作成中の状況管理にも役立っていますね。

コロナ禍の情報発信で威力を発揮したWebマニュアル

――マニュアルはどのくらいの頻度で更新されていますか?

北村様 更新頻度は、月平均で大体7〜10件でしょうか。担当者も整備に前向きな印象です。

――2,3日に1度は何かしら更新されていることになりますね。コロナ渦での対応など、結構頻繁に業務内容も変更するというところからマニュアルを更新する形でしょうか。

北村様 そうですね。

――エディター導入後に見られた効果などあればお聞かせください。

北村様 やはりこのコロナ渦において効果を発揮してくれたと思います。
政府や保健所の方針、観光、ホテル業界の衛生管理方法など、一気に様々な情報が流れてきて情報の拾い上げや落とし込みが難しい状況でした。
ただ、Webマニュアルを導入していたおかげで全ての対応指示を「コロナ対策」という形の一つのコンテンツ(マニュアル)にして、しっかりと店舗が今一番知りたいことをトップに持ってきて、情報の集約・リアルタイムの更新を行うことが出来ました。
こうした動き方ができたことは、ここ1,2年の中で一番良い運用事例だったと思います。

DX化のきっかけを作ってくれた「はたらきかたエディター」

北村様 こういうDX化推進のところでは良くありがちで、得手不得手のある部署というのは当然出てきてしまうのですが、作成自体は難しくはないので、何とか進めていくうちに、どこの部署でも「はたらきかたエディター」を使ってWebマニュアルを作ることが段階的にできるようになってきたと思います。

――社内に浸透して根付きつつある段階でしょうか。

北村様 はい。その後に、相次いで他システム(労務管理、業務標準化支援など)の導入がスムーズに行えたのもWebマニュアルの導入があったからだと思います。
Webマニュアルの導入が、会社としてのDX化の下地を作った形となり、会社が今そういうことを進めていこうと考えていると周知されたのではないかと思います。
また、導入に際してもまずは、よりアンテナの高い部署から選んで導入をスタートする。またはターゲットを絞ってやっていくなど、部署の巻き込み方が分かり、スモールスタートの仕方が学べて、良い経験になりました。

「はたらきかたエディター」に今後期待すること

――比較的良いお話ばかりいただいており嬉しい限りではありますが、「ここが気に入らない」などのダメ出しがあればご遠慮なくお願いいたします。

北村様 全体的に、もう少しポップな感じがあっても良いという気はしています。デザイン見やすさなどもう少し遊びがあってもいいのかなという感じはありますね。
現状、文字のフォントやコンセプトから「堅さ」を感じてしまいます。表とかセルの部分についても、現状、罫線が1種類しかないので表の表現が単一化してしまっているように思います。どの画面を見ても表が同一に見えるし、淡々としてしまっています。マニュアルとは本来そういうものなのかもしれませんが、作成者にマンネリ化させないためにも、何か楽しく見せてあげられるツールがあるといいのではないと思います。

――ありがとうございます。実は、同様のご意見を他のお客様からもいただくことが増えてきておりますので、今後の開発検討材料として鋭意検討して参ります。

 

――本日はありがとうございました。

北村様 こちらこそありがとうございました。

 

※掲載内容は取材当時のものです。

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