お知らせ

2021年3月30日 コラム
業務の引継ぎ資料を作成するポイント(1)

はたらきかたマニュアルではお役立ち情報のコラム配信をしています。
皆さまに有益な情報をご提供できるようなコンテンツをお送りしていきます。

異動や退職の際に、業務を後任に引継ぐ場合は、引継ぎ資料が必要になります。

単に業務内容を順番に書き出すだけ、と気楽に始めたものの、うまく進められず悩んでしまうかもしれません。今回は引継ぎ資料作成を楽に進めるためのポイントや作成の流れなどをご紹介します。

引継ぎ資料を作成するメリット

特に資料などを作成せずに、業務メモや口頭説明で引継ぎを進める方法もありますが、引継ぎ資料を作成することで様々なメリットがあります。

  • 正確に情報を伝えられ、確実に引継ぎを行える
  • 必要なポイントを絞ることで、効率よく引継ぎを行える
  • 業務マニュアルや教育資料など、他の資料との区別がはっきりする

 

退職や異動で忙しい中での資料作成は大変ですが、最後にご紹介するポイントを抑えれば効率よく資料を作成することができます。
せっかく作成するのですから、見やすく利用しやすい資料にしましょう。

 

引継ぎ資料の目的、役割

多くの職場で、引継ぎのための資料を作成しているのには理由があります。そもそも何故引継ぎ資料が必要なのか、資料を作成する目的をあらためて確認してみましょう。

■ 後任が業務を始められるようにする

引継ぎ資料に求められる最低限の役割として、後任が業務を行うための基本的な情報や連絡先・守るべきルールを伝え、業務を始められるようにすることがあります。

後任がベテランか新人か、どのような経歴をもつかで異なりますが、業務ツールの初歩的な説明や業務ルールなどをまとめておくことで、業務をスムーズに始められます。引き継いだばかりの時期にやってしまいがちなミスなどを伝えることも、後任の役に立ちます。

■ 業務の生産性を向上させる

後任が経験豊富で社内にマニュアルが充実していれば、初歩的な説明だけですぐに業務を行えるようになるかもしれません。その場合でも、状況に応じて作業手順を入れ替えたり、より効率よく業務を行える自分なりの経験則やテクニックを伝えることで、後任の助けになることができます。

また業務に慣れた頃に、つい手を抜いてしまったりすることで起こりがちなミスを、経験談を添えて残しておくことも重要です。

■ 問題解決を助ける

対応が必要なイベントや、発生しやすいトラブルとその対処法をリストアップしておくことで、素早く正確に対策を行い業務を正常な状態に戻せます。

また、状況が複雑すぎて対応できない、トラブルの影響が大きすぎる場合など、自分で判断せず周囲に相談すべきことを書いておくと、責任の範囲が明らかになり結果的に資料への信頼が高まります。

 

引継ぎ資料作成のポイント

引継ぎ資料を作成するために、抑えておくと良いポイントをまとめました。以下をチェックして、効果的な資料を作成しましょう

■まずは、業務全体のイメージを伝える

説明すべき内容を考える前に、業務全体をどのように言い表せば、業務内容の理解がしやすくなるかを考えましょう。仕事の目的を具体的に言い表し、業務全体の流れを図やイラストで表現することを検討しましょう。

■ 業務の種類によって、まとめ方を工夫する

業務には大きく分けて、一定期間で決まった作業を繰り返すルーチン型と、都度対応が必要なイベントを起点に作業を行うイベント型とがあります。

ルーチン型であれば一週間/一か月のスケジュールごとの作業を洗い出し、時系列やカテゴリなどでまとめます。スケジュール表の形式でまとめるとさらに見やすくなります。
イベント型なら、想定される状況や関係先、作業の規模などでまとめます。時間の経過により状況が変化する場合は、業務フロー図などを活用します。

■ 他との重複を気にしすぎず、業務を項目内にまとめる

まとめ方が決まったら、伝えるべき内容を説明項目としてまとめます。着手してから作業を完了するまでの作業内容を追加してひとまとまりにします。

社内マニュアルや他のルール集と重なる部分があっても、その説明項目の内容だけで作業を行えるようにします。そうすることで、後任が色々な資料をひも解かずに済み、自分用に新しい資料を作る必要がなくなります。
ただし、十分な引継ぎ期間が無い場合は内容を最低限に抑え、詳細は社内マニュアルなどの資料を参照させるようにしましょう。

この連載はシリーズでお届けしていきます。次回は、引継ぎ資料を作成する流れと、構成や内容の作成方法を中心にご紹介する予定です。

 

はたらきかたエディターを無料でお試しいただけます。是非この機会に業務マニュアルを整備してみませんか。

 

 

【オンライン個別相談好評実施中!】

  • 営業担当が、サービス内容や「はたらきかたエディター」操作方法のデモをオンライン画面上で説明いたします。
  • お悩み内容をお伺いし、貴社によりフィットした「はたらきかたマニュアル」サービスの活用法をご提案いたします。
  • その他お問い合わせなど、お気軽にご連絡ください。

ページトップへ