1. 現場が抱える課題の全体構成

今回の調査対象143社において、各社が「最も重要視している課題」を抽出したところ、以下のような結果となりました。

2. 各課題の分析と解決のヒント

ここからは、各課題について、解決のヒントを解説します。
今回は、上位4つの課題に絞ってお伝えします。

※5位以下の課題については次回のTips記事で解説します。

1.属人化解消・技能継承（該当：47社 / 32.9%）

全143社のうち約3分の1の企業が、最大の課題として「属人化解消・技能継承」を挙げています。さらにこの中を分析すると、「ベテラン社員のノウハウの形式知化」が78.7%、「退職や異動に伴う引継ぎの効率化」が21.3%であることがわかりました。

【現場の状況】
知識やノウハウが特定の社員の経験（暗黙知）に依存しており、業務が属人化しています。ベテラン社員の退職に伴い、これらの資産をどう蓄積・共有するかが課題となっています。

【解決のヒント】
属人化により埋もれてしまった貴重な情報を共有財産にするためには、マニュアル化が必要です。

そこで、弊社の「はたらきかた調査・制作」サービスはいかがでしょうか。

専門のライターが現場でヒアリングを行い、作業内容だけでなく作業のポイントやコツを言語化します。暗黙知を組織の共有財産としてマニュアル化します。

「はたらきかた調査・制作」の詳細はこちら

2.情報の共有・活用（該当：27社 / 18.9%）

2番目に課題として挙がっているのは「情報の共有・活用」で、全143社のうち27社（18.9%）です。さらにこの中を分析すると、「常に最新版を共有・閲覧したい」が74.1%、「必要な時にマニュアルが見つからない」が25.9%であることがわかりました。

【現場の状況】
拠点数が多い企業では、マニュアル管理が煩雑になり、最新版がどこにあるか分からなくなったり、必要な時に必要なマニュアルが見つからなかったりするケースが多発しています。

最近ではAIを導入し、必要な情報を呼び出す仕組みを構築している企業も増えていますが、元となるマニュアルの記述が曖昧なために、欲しい回答を得られず、運用が停滞してしまう場合もあります。

【解決のヒント】
いつ、どこからアクセスしても自動的に最新版が表示される仕組みを構築しましょう。「はたらきかたエディターplus」でマニュアルを更新し、クラウド上で共有することで、常に最新版を閲覧することができます。

「はたらきかたエディターplus」の詳細はこちら

また、必要な時にすぐにマニュアルを見られるように「検索性」を高めることも重要です。AIが読み取りやすい構造（AI-Readable）に情報を整理すると、検索の精度を高めることができます。

AI時代のマニュアルに関する詳細はこちら

3.多言語対応（該当：21社 / 14.7%）

3番目に課題として挙がっているのは「多言語対応」で、全143社のうち21社（14.7%）です。

【現場の状況】
外国人労働者の受け入れが進む一方で、マニュアルの多言語対応が追いついていないという企業も多いです。マニュアルの文章が機械翻訳しただけの不自然な文章だと、業務内容が正しく伝わりません。

【解決のヒント】
弊社では「翻訳・ローカライズ」事業も行っており、世界各国の専門翻訳者と連携、翻者・校閲者による二重チェック体制で、迅速かつ信頼性の高い翻訳をご提供することができます。多言語対応にお困りの方は、お気軽にお問い合わせください。

翻訳・ローカライズ｜事業領域

【ヒント】
多言語展開の事例ではありませんが、外国人労働者のための施策事例としてご紹介いたします。

ある接客業の企業では、外国人労働者（日本語レベルN2〜N3）でも理解しやすい、「やさしい日本語」でマニュアルを作成しました。

例：高所へ避難→高いところへ逃げる

このような「やさしい日本語」へのリライトを手掛けたのが、弊社のテクニカルライターです。

弊社は皆さまのお困りごとに合わせて、最適なご提案をさせていただきます。

4.教育・研修の効率化（該当：17社 / 11.9%）

4番目に課題として挙がっているのは「教育・研修の効率化」で、全143社のうち17社（11.9%）です。さらにこの中を分析すると、「新人や派遣社員の早期戦力化」が64.7%、「OJTの負担軽減」が35.3%であることがわかりました。

【現場の状況】
マニュアルがあっても、内容が分かりづらかったり、検索に時間がかかったりして、新人が自己解決できず教育担当者の時間が奪われる、という状況に陥っています。

【解決のヒント】
現場で当たり前に使われている専門用語を、誰でも分かる簡単な言葉に置き換えると、新人の理解スピードが上がります。また、マニュアルを「Web化」してマニュアル内検索を可能にすると、新人の自己解決率が上がり、教育担当者の負担を軽減できます。

さらに、eラーニングシステムの活用も効果的です。マニュアルを渡して読ませるだけでなく、確認テストを組み合わせることで、新人の理解度を把握できるようになります。

3. まずは自社の「優先課題」を知る

解決すべき課題の優先順位は、企業ごとに異なります。

「自社が優先して解決すべき課題は何か」を明確にしたい方は、ぜひ弊社にご相談ください。

オンライン相談会のお申込みはこちら

1. 【管理者向け】リンク切れ確認機能：エラーログ出力で修正箇所を特定

マニュアルに記載したリンクが切れてしまい、アクセスできなくなることがあります。
マニュアルを公開する前にこのようなリンク切れを修正できるよう、［マニュアル操作］の［公開用ファイル出力］機能に［リンク切れ確認］ボタンを追加しました。
マニュアル内のページ間リンクや、任意に設定したアンカーへのリンクにリンク切れがないか検出できる機能です。

リンク切れがあった場合は、エラーログ（テキストデータ）が出力され、「どのページの」「どのリンクテキスト」が切れているかが分かります。

2. 【閲覧者向け】検索機能の強化：欲しい情報にすぐに到達

「マニュアルに書いてあるのに、質問が来る」
原因は、マニュアルの検索性の低さにあります。「はたらきかたエディター」の従来の全文検索機能では、検索結果が多すぎて絞り込めなかったり、ピンポイントな情報に辿り着けなかったりすることがありました。
このような課題を解決するため、検索機能を強化し、複数のキーワードによる絞り込み検索（AND検索）が可能になりました。

3. 【現場活用】ページ印刷に最適化：紙での運用にも対応

現場では、スマホやタブレットの持ち込みが難しい環境で閲覧したい場合や、紙に直接書き込みたい場合もあるのではないでしょうか。これまでは、Webマニュアルをブラウザから印刷すると、左側の目次ツリーまで印刷されていました。

今回のアップデートでは、表示しているページをブラウザの印刷機能で出力すると、自動的に「印刷用レイアウト」に切り替わるようになりました。左側の目次ツリーを非表示にし、コンテンツ部分だけをA4縦サイズに最適化して出力します。
Webマニュアルの一部を紙でも閲覧したい場合に便利です。

4. 【UI/UX】目次ツリーの複数行表示：長いタイトルも一目で理解

目次タイトルが長い場合は3点リーダー「……」で省略されて1行で表示される仕様でしたが、括弧書きや場合分けのように同じような目次タイトルが並んでいても区別できるよう、複数行ですべて表示されるように改善しました。

【before】

【after】

5. 【操作性】フォルダ開閉の挙動変更：直感的なナビゲーションへ

これまでは、目次のフォルダページをクリックすると右側にページが展開されて、その下にある下階層のフォルダは閉じたままでした。

操作性を向上させるため、フォルダページのタイトルをクリックすると、右側にページが展開されると同時に、目次の下階層フォルダも自動で開くようになりました。

今回のアップデート内容は、「はたらきかたエディター」の無料トライアルでも体感いただけます。
ぜひお試しください。

「はたらきかたエディター」無料トライアル

1. Officeツールで「使えるマニュアル」を作る方法

①業務を「見える化」する

1. マニュアル化したい業務の内容をすべて書き出してみましょう。
2. 次に、無駄な作業や手順の重複が無いか、内容を検討します。
3. 内容がまとまったら、マニュアルを作成します。

■マニュアル作成のコツ

• 長くなりそうな文章は、箇条書きでシンプルに表現します。
• 順番が逆になってはいけない作業は、手順番号をつけて並べます。
• フローチャートを使うと業務の流れを視覚的にとらえられます。
• イラスト、図、表を使って分かりやすく表現する方法もあります。

②テンプレート化で「使い回し」を可能にする

一度作成したマニュアルは、テンプレートとして保存しておきましょう。書式設定を統一したり、よく使う項目をあらかじめ用意したりすることで、新しいマニュアルを作るたびにゼロから作り始める必要がなくなり、作成時間を大幅に短縮できます。

Officeツールでのマニュアル作成からWeb化まで、お困りの点がございましたらお気軽にご相談いただけますと幸いです。
＞＞https://www.how2work.jp/onlinemeeting/input

2. OfficeツールのマニュアルとWebマニュアルの比較

Officeツールは、コストをかけずにすぐにマニュアル作成に着手できるというメリットがありますが、デメリットも存在します。ここでは、Officeツールのマニュアルと、弊社の「はたらきかたマニュアル」のようなWebマニュアルを比較してみましょう。

Officeツール（Word/Excel/PowerPoint等）のマニュアル

【メリット】
①作成のハードルが低い：多くの人が使い慣れたツールなので、特別な教育は不要です。
②初期コストがほぼゼロ：既存のソフトウェアで始められるため、新たな投資は必要ありません。
③オフラインで閲覧可能：ネットワーク環境がなくても閲覧できます。

【デメリット】
①情報共有が非効率：修正するたびにファイルを上書き保存し、関係者に共有する手間がかかります。メール添付や共有フォルダでのやり取りは、誰が最新版を持っているか分からなくなりがちです。古いマニュアルを見て業務を行った結果、ミスや重大な事故に繋がるケースもあります。
②検索性が低い：ファイル名やフォルダ名が分かりにくいと、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかります。また、ファイルを開かなければ文書の中身を検索できないので、ファイルが大量にあるときは、必要な情報に辿り着くまでに時間がかかります。
③テンプレートが崩れる：せっかくテンプレートを作成しても、複数人で編集していると、いつのまにか体裁が崩れてしまいます。

Webマニュアル

【メリット】
①情報共有が容易：Webブラウザがあれば、いつでも最新版にアクセスできます。
②検索性が高い：検索機能により、必要な情報を瞬時に見つけ出せます。
③テンプレートが崩れない：テンプレートが決まっているため、誰が作成しても同じ体裁のマニュアルが出来上がります。

【デメリット】
①初期コストが発生：導入費用や月額利用料がかかります。
②作成のハードルがやや高い：ツールの操作に慣れる必要があります。
③オフラインで閲覧できない：インターネット接続環境が必須です。

3. 「マニュアルのWeb化」という選択肢

まずは「よく質問される業務」や「ミスが起こりやすい業務」を一つ選んで、Officeツールで業務を「見える化」してみましょう。自己解決率が上がったり、ミスが減ったりして、結果的に業務効率化に繋がっていきます。

しかし、いざOfficeツールのマニュアルの運用を開始すると、情報共有に時間がかかってしまったり、せっかく作ったテンプレートが崩れてしまったりなど、新たな課題が見えてくるかもしれません。

そんな課題を解決するのが、「マニュアルのWeb化」という選択肢です。
Web化すると、Officeツールで感じていたデメリットが解消されるほか、「テキストと画像で伝えにくい業務は動画で表現する」「エラーコードを検索すると対応手順のページに飛ぶようにする」など活用の幅が広がり、より「使えるマニュアル」になります。

4. まとめ

Officeツールで作成したマニュアルを「もっと効率的に管理・運用したい」と感じ始めたら、Web化が効果的です。

「マニュアルのWeb化」を実現したことで自己解決率が上がり、社内問い合わせの件数が減ったという事例もあります。
＞＞https://www.how2work.jp/archives/8639

Officeツールでのマニュアル整備により削減できたコストでWeb化を実現することで、更なる業務効率化や、生産性向上が実現するかもしれません。

Officeツールでのマニュアル作成からWeb化まで、お困りの点がございましたらお気軽にご相談いただけますと幸いです。
＞＞https://www.how2work.jp/onlinemeeting/input

1. なぜマニュアルは形骸化してしまうのか？

「マニュアルなんて読まなくてもなんとなくでできる」
「忙しくてマニュアルを読む時間がない」
「マニュアルの場所が分からない」

このような声は、多くの企業で聞かれます。マニュアルが形骸化してしまう原因を理解することが、改善の第一歩です。主な原因は以下の3つです。

①情報が古く、実際の業務に合っていない

システムのアップデートや仕様変更に対応できていないマニュアルは、現場の混乱を招き、信頼を失います。

②検索性が低く、必要な情報にすぐに辿り着けない

膨大な情報が羅列されているだけでは、必要な情報を探すのに時間がかかり、読む気が無くなってしまいます。

③専門用語が多く、初心者が理解しにくい

開発者目線で書かれたマニュアルは、システムの利用者である社員にとっては難解な内容となり、敬遠されがちです。

あわせて、次の基本ポイントも確認してみましょう。

• 更新日は適切に管理されていますか？
  各マニュアルに最終更新日と責任者を明記し、古い情報が放置されないようにします。
• 検索性は「ワード検索」だけではありません。
  想定ユーザーのタスクに沿って目次や見出しを設計し、1ページ1目的で構成すると、必要な情報に素早く辿り着けます。
• ペルソナは明確ですか？
  誰に向けて書いているかを最初に定めましょう。社内で一般的な専門用語でも、用語集ページを用意すると初心者にも親切です。

2. 誰でも実践できる！マニュアル改善の5つのステップ

マニュアルを改善するといっても、何から手をつければいいか迷いますよね。ここでは、今日からすぐに始められる5つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状調査と課題の洗い出し

まずは、現状のマニュアルが抱える課題を明確にしましょう。

• 利用者アンケートを実施する
  「どの機能のマニュアルが分かりにくいか？」「マニュアルを使う頻度は？」「どんな情報が不足しているか？」などを質問することで、具体的な課題が見えてきます。
• 新人研修での利用状況を観察する
  新入社員がマニュアルをどのように利用しているか、どこでつまずいているかを観察することで、客観的な課題を発見できます。

自社だけでは調査設計や分析が難しい場合は、第三者の視点を取り入れるのも有効です。必要に応じて、弊社の業務効率化サービスでアンケート設計や利用状況の観察、課題抽出をサポートします。
＞＞https://www.how2work.jp/optimizing-workflow

ステップ2：ターゲットを明確にする

マニュアルの利用者は誰でしょうか？新入社員なのか、特定の部門の熟練者なのかによって、最適な内容は異なります。「誰のためのマニュアルか？」を明確にすることで、より効果的なコンテンツを作成できます。

誰に向けるかが決まったら、前提スキル・よく使うタスク・使わない機能をメモ化しておくと、以降の構成や見出しがぶれにくくなります。

ステップ3：構成を見直す

使いやすいマニュアルには、いくつかの共通点があります。

• 目次を分かりやすくする
  階層構造を意識し、業務の流れや業務内容で分類し、優先順位（先に把握しておくべき事柄）を示しましょう。全体像が掴めると、自分がどの工程を読めばよいかが一目で分かります。
• 検索性を高める
  検索機能のあるWebマニュアルは、必要な情報にすぐに辿り着くことができ、情報を探す手間が省けます。見出しは動詞から始める（例：申請を提出する／承認する）のようにすると、検索結果一覧でも意図が伝わり、目的ページに辿り着きやすくなります。

  Webマニュアルのサンプルはこちら
  ＞＞https://www.how2work.jp/samplelist

  また、「インテリジェント検索」を活用すると、さらに検索性を上げたり、マニュアルに記載されていない深い内容をAIが導き出してくれたりします。

  インテリジェント検索とは
  最新のAIを使った自然言語による検索です。「XXXXシステムを使いたいが、アクセス権限がないみたい」といった話し言葉の質問でも、登録されているマニュアル群から該当箇所を特定し、要点をまとめて提示します。マニュアルに直接書かれていない関連手順や参照先も併せて導き出せるため、自己解決が加速します。

  インテリジェント検索の詳細はこちら
  ＞＞https://www.how2work.jp/useful/archive/input-010

• 「よくある質問（FAQ）」を設ける
  問い合わせの多い質問と回答をまとめることで、自己解決を促し、サポート部門の負担を軽減できます。

ステップ4：コンテンツの質を高める

• 図や写真、動画を活用する
  フローチャートやスクリーンショット、動画などを活用することで、テキストだけでは伝わりにくい操作手順を直感的に理解できるようになります。
• 専門用語をできるだけ避ける
  誰でも理解できるよう、専門用語はなるべく使わず、簡単な言葉で伝えるようにします。どうしても必要な場合は、解説をつけたり、用語集にまとめたりしましょう。
• 「一つの手順には一つの作業だけ記載する
  「1．〇〇をして、××をする」のように、一つの手順に作業が二つ以上記載されていると、作業が見落とされミスが発生するリスクが高まります。
  「1．〇〇をする」「2.××をする」というように区切って説明することで、読みやすくなり、ミスが発生しづらいマニュアルになります。
• 曖昧表現を避ける
  「適宜」「必要に応じて」など二通り以上に解釈できる言い回しは避け、具体的な動作を明記します（例：「適宜確認する」→「申請フォームの[提出済み]表示を確認する」）。
• 主語・述語・条件を明確にする
  誰が／いつ（トリガー）／どこで（画面・場所）／何を／どのように（操作）を1文で揃えます。
  例：「人事担当者は、毎月1日9:00にHRシステムの[レポート]＞[月次]を開き、『在籍者一覧.csv』をダウンロードする。」
• 用語の一貫性を保つ
  同じ概念に複数の呼び名を使わない（例：「案件」「チケット」を統一）。用語集に正式名称と略称・同義語を登録し、本文は正式名称に統一。
• 例外手順は分離する
  本流の手順と例外（権限がない場合など）は見出しや注意書きで分け、1ページ1目的を維持する。

ステップ5：運用体制を構築する

マニュアルは「作って終わり」ではありません。常に最新の状態に保つための運用体制が不可欠です。

• マニュアル担当者を決める
  マニュアルの更新やメンテナンスを担う担当者を明確にしましょう。担当者が不在の場合や退職したあとも滞りなく更新ができるよう、簡単に編集できるマニュアル作成ツールを活用するのがおすすめです。

  弊社が提供するマニュアル作成ツールはこちら
  ＞＞https://www.how2work.jp/editor

• 更新ルールを策定する
  「システムのアップデート時は必ずマニュアルも更新する」「半年に一度は内容を見直す」など、具体的なルールを定めます。あわせて「責任者」「頻度」「トリガー」「完了定義（Done）」をセットで記載すると、確実に運用できます。
  例：責任者＝CSマネージャー／頻度＝半年ごと／トリガー＝メジャーリリース時／Done＝変更点がリリースノートに反映され、レビュー承認が完了
• 社員からのフィードバックを受け付ける窓口を設ける
  「ここの説明が分かりにくい」といったフィードバックを気軽に送れる仕組みを作ることで、より良いマニュアルになっていきます。

3. まとめ

分かりやすいマニュアルは、新人教育のコスト削減、業務の属人化防止、そして社員一人ひとりの生産性向上に直結する、企業の重要な資産です。

ぜひ、本記事のヒントを今日からのマニュアル改善にお役立てください。もし記事だけでは解決しないお悩みや、より詳しいご相談がありましたら、私たちマニュアル制作の専門会社にいつでもお気軽にお声がけください。

お問い合わせはこちら
＞＞https://www.how2work.jp/contact/input