1. Officeツールで「使えるマニュアル」を作る方法

①業務を「見える化」する

1. マニュアル化したい業務の内容をすべて書き出してみましょう。
2. 次に、無駄な作業や手順の重複が無いか、内容を検討します。
3. 内容がまとまったら、マニュアルを作成します。

■マニュアル作成のコツ

• 長くなりそうな文章は、箇条書きでシンプルに表現します。
• 順番が逆になってはいけない作業は、手順番号をつけて並べます。
• フローチャートを使うと業務の流れを視覚的にとらえられます。
• イラスト、図、表を使って分かりやすく表現する方法もあります。

②テンプレート化で「使い回し」を可能にする

一度作成したマニュアルは、テンプレートとして保存しておきましょう。書式設定を統一したり、よく使う項目をあらかじめ用意したりすることで、新しいマニュアルを作るたびにゼロから作り始める必要がなくなり、作成時間を大幅に短縮できます。

Officeツールでのマニュアル作成からWeb化まで、お困りの点がございましたらお気軽にご相談いただけますと幸いです。
＞＞https://www.how2work.jp/onlinemeeting/input

2. OfficeツールのマニュアルとWebマニュアルの比較

Officeツールは、コストをかけずにすぐにマニュアル作成に着手できるというメリットがありますが、デメリットも存在します。ここでは、Officeツールのマニュアルと、弊社の「はたらきかたマニュアル」のようなWebマニュアルを比較してみましょう。

Officeツール（Word/Excel/PowerPoint等）のマニュアル

【メリット】
①作成のハードルが低い：多くの人が使い慣れたツールなので、特別な教育は不要です。
②初期コストがほぼゼロ：既存のソフトウェアで始められるため、新たな投資は必要ありません。
③オフラインで閲覧可能：ネットワーク環境がなくても閲覧できます。

【デメリット】
①情報共有が非効率：修正するたびにファイルを上書き保存し、関係者に共有する手間がかかります。メール添付や共有フォルダでのやり取りは、誰が最新版を持っているか分からなくなりがちです。古いマニュアルを見て業務を行った結果、ミスや重大な事故に繋がるケースもあります。
②検索性が低い：ファイル名やフォルダ名が分かりにくいと、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかります。また、ファイルを開かなければ文書の中身を検索できないので、ファイルが大量にあるときは、必要な情報に辿り着くまでに時間がかかります。
③テンプレートが崩れる：せっかくテンプレートを作成しても、複数人で編集していると、いつのまにか体裁が崩れてしまいます。

Webマニュアル

【メリット】
①情報共有が容易：Webブラウザがあれば、いつでも最新版にアクセスできます。
②検索性が高い：検索機能により、必要な情報を瞬時に見つけ出せます。
③テンプレートが崩れない：テンプレートが決まっているため、誰が作成しても同じ体裁のマニュアルが出来上がります。

【デメリット】
①初期コストが発生：導入費用や月額利用料がかかります。
②作成のハードルがやや高い：ツールの操作に慣れる必要があります。
③オフラインで閲覧できない：インターネット接続環境が必須です。

3. 「マニュアルのWeb化」という選択肢

まずは「よく質問される業務」や「ミスが起こりやすい業務」を一つ選んで、Officeツールで業務を「見える化」してみましょう。自己解決率が上がったり、ミスが減ったりして、結果的に業務効率化に繋がっていきます。

しかし、いざOfficeツールのマニュアルの運用を開始すると、情報共有に時間がかかってしまったり、せっかく作ったテンプレートが崩れてしまったりなど、新たな課題が見えてくるかもしれません。

そんな課題を解決するのが、「マニュアルのWeb化」という選択肢です。
Web化すると、Officeツールで感じていたデメリットが解消されるほか、「テキストと画像で伝えにくい業務は動画で表現する」「エラーコードを検索すると対応手順のページに飛ぶようにする」など活用の幅が広がり、より「使えるマニュアル」になります。

4. まとめ

Officeツールで作成したマニュアルを「もっと効率的に管理・運用したい」と感じ始めたら、Web化が効果的です。

「マニュアルのWeb化」を実現したことで自己解決率が上がり、社内問い合わせの件数が減ったという事例もあります。
＞＞https://www.how2work.jp/archives/8639

Officeツールでのマニュアル整備により削減できたコストでWeb化を実現することで、更なる業務効率化や、生産性向上が実現するかもしれません。

Officeツールでのマニュアル作成からWeb化まで、お困りの点がございましたらお気軽にご相談いただけますと幸いです。
＞＞https://www.how2work.jp/onlinemeeting/input