1. なぜマニュアルは形骸化してしまうのか？

「マニュアルなんて読まなくてもなんとなくでできる」
「忙しくてマニュアルを読む時間がない」
「マニュアルの場所が分からない」

このような声は、多くの企業で聞かれます。マニュアルが形骸化してしまう原因を理解することが、改善の第一歩です。主な原因は以下の3つです。

①情報が古く、実際の業務に合っていない

システムのアップデートや仕様変更に対応できていないマニュアルは、現場の混乱を招き、信頼を失います。

②検索性が低く、必要な情報にすぐに辿り着けない

膨大な情報が羅列されているだけでは、必要な情報を探すのに時間がかかり、読む気が無くなってしまいます。

③専門用語が多く、初心者が理解しにくい

開発者目線で書かれたマニュアルは、システムの利用者である社員にとっては難解な内容となり、敬遠されがちです。

あわせて、次の基本ポイントも確認してみましょう。

• 更新日は適切に管理されていますか？
  各マニュアルに最終更新日と責任者を明記し、古い情報が放置されないようにします。
• 検索性は「ワード検索」だけではありません。
  想定ユーザーのタスクに沿って目次や見出しを設計し、1ページ1目的で構成すると、必要な情報に素早く辿り着けます。
• ペルソナは明確ですか？
  誰に向けて書いているかを最初に定めましょう。社内で一般的な専門用語でも、用語集ページを用意すると初心者にも親切です。

2. 誰でも実践できる！マニュアル改善の5つのステップ

マニュアルを改善するといっても、何から手をつければいいか迷いますよね。ここでは、今日からすぐに始められる5つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状調査と課題の洗い出し

まずは、現状のマニュアルが抱える課題を明確にしましょう。

• 利用者アンケートを実施する
  「どの機能のマニュアルが分かりにくいか？」「マニュアルを使う頻度は？」「どんな情報が不足しているか？」などを質問することで、具体的な課題が見えてきます。
• 新人研修での利用状況を観察する
  新入社員がマニュアルをどのように利用しているか、どこでつまずいているかを観察することで、客観的な課題を発見できます。

自社だけでは調査設計や分析が難しい場合は、第三者の視点を取り入れるのも有効です。必要に応じて、弊社の業務効率化サービスでアンケート設計や利用状況の観察、課題抽出をサポートします。
＞＞https://www.how2work.jp/optimizing-workflow

ステップ2：ターゲットを明確にする

マニュアルの利用者は誰でしょうか？新入社員なのか、特定の部門の熟練者なのかによって、最適な内容は異なります。「誰のためのマニュアルか？」を明確にすることで、より効果的なコンテンツを作成できます。

誰に向けるかが決まったら、前提スキル・よく使うタスク・使わない機能をメモ化しておくと、以降の構成や見出しがぶれにくくなります。

ステップ3：構成を見直す

使いやすいマニュアルには、いくつかの共通点があります。

• 目次を分かりやすくする
  階層構造を意識し、業務の流れや業務内容で分類し、優先順位（先に把握しておくべき事柄）を示しましょう。全体像が掴めると、自分がどの工程を読めばよいかが一目で分かります。
• 検索性を高める
  検索機能のあるWebマニュアルは、必要な情報にすぐに辿り着くことができ、情報を探す手間が省けます。見出しは動詞から始める（例：申請を提出する／承認する）のようにすると、検索結果一覧でも意図が伝わり、目的ページに辿り着きやすくなります。

  Webマニュアルのサンプルはこちら
  ＞＞https://www.how2work.jp/samplelist

  また、「インテリジェント検索」を活用すると、さらに検索性を上げたり、マニュアルに記載されていない深い内容をAIが導き出してくれたりします。

  インテリジェント検索とは
  最新のAIを使った自然言語による検索です。「XXXXシステムを使いたいが、アクセス権限がないみたい」といった話し言葉の質問でも、登録されているマニュアル群から該当箇所を特定し、要点をまとめて提示します。マニュアルに直接書かれていない関連手順や参照先も併せて導き出せるため、自己解決が加速します。

  インテリジェント検索の詳細はこちら
  ＞＞https://www.how2work.jp/useful/archive/input-010

• 「よくある質問（FAQ）」を設ける
  問い合わせの多い質問と回答をまとめることで、自己解決を促し、サポート部門の負担を軽減できます。

ステップ4：コンテンツの質を高める

• 図や写真、動画を活用する
  フローチャートやスクリーンショット、動画などを活用することで、テキストだけでは伝わりにくい操作手順を直感的に理解できるようになります。
• 専門用語をできるだけ避ける
  誰でも理解できるよう、専門用語はなるべく使わず、簡単な言葉で伝えるようにします。どうしても必要な場合は、解説をつけたり、用語集にまとめたりしましょう。
• 「一つの手順には一つの作業だけ記載する
  「1．〇〇をして、××をする」のように、一つの手順に作業が二つ以上記載されていると、作業が見落とされミスが発生するリスクが高まります。
  「1．〇〇をする」「2.××をする」というように区切って説明することで、読みやすくなり、ミスが発生しづらいマニュアルになります。
• 曖昧表現を避ける
  「適宜」「必要に応じて」など二通り以上に解釈できる言い回しは避け、具体的な動作を明記します（例：「適宜確認する」→「申請フォームの[提出済み]表示を確認する」）。
• 主語・述語・条件を明確にする
  誰が／いつ（トリガー）／どこで（画面・場所）／何を／どのように（操作）を1文で揃えます。
  例：「人事担当者は、毎月1日9:00にHRシステムの[レポート]＞[月次]を開き、『在籍者一覧.csv』をダウンロードする。」
• 用語の一貫性を保つ
  同じ概念に複数の呼び名を使わない（例：「案件」「チケット」を統一）。用語集に正式名称と略称・同義語を登録し、本文は正式名称に統一。
• 例外手順は分離する
  本流の手順と例外（権限がない場合など）は見出しや注意書きで分け、1ページ1目的を維持する。

ステップ5：運用体制を構築する

マニュアルは「作って終わり」ではありません。常に最新の状態に保つための運用体制が不可欠です。

• マニュアル担当者を決める
  マニュアルの更新やメンテナンスを担う担当者を明確にしましょう。担当者が不在の場合や退職したあとも滞りなく更新ができるよう、簡単に編集できるマニュアル作成ツールを活用するのがおすすめです。

  弊社が提供するマニュアル作成ツールはこちら
  ＞＞https://www.how2work.jp/editor

• 更新ルールを策定する
  「システムのアップデート時は必ずマニュアルも更新する」「半年に一度は内容を見直す」など、具体的なルールを定めます。あわせて「責任者」「頻度」「トリガー」「完了定義（Done）」をセットで記載すると、確実に運用できます。
  例：責任者＝CSマネージャー／頻度＝半年ごと／トリガー＝メジャーリリース時／Done＝変更点がリリースノートに反映され、レビュー承認が完了
• 社員からのフィードバックを受け付ける窓口を設ける
  「ここの説明が分かりにくい」といったフィードバックを気軽に送れる仕組みを作ることで、より良いマニュアルになっていきます。

3. まとめ

分かりやすいマニュアルは、新人教育のコスト削減、業務の属人化防止、そして社員一人ひとりの生産性向上に直結する、企業の重要な資産です。

ぜひ、本記事のヒントを今日からのマニュアル改善にお役立てください。もし記事だけでは解決しないお悩みや、より詳しいご相談がありましたら、私たちマニュアル制作の専門会社にいつでもお気軽にお声がけください。

お問い合わせはこちら
＞＞https://www.how2work.jp/contact/input