01.
機能するマニュアル・機能しないマニュアルとは？

機能しないマニュアルの問題点：「見つけられない」、「分かりにくい」、「更新されていない」

機能しないマニュアルは、以下のような問題を抱えています。

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• 見つけられない

  マニュアルが整理されておらず、必要な情報がすぐに見つけられない。

• 使われていない

  マニュアルが分かりにくいため、社員が使うのを避けてしまう。

• 更新されていない

  業務の変化に対応していない古いマニュアルが存在し、信頼性が低い。
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これらの問題を解決することで、業務マニュアルが機能するようになります。

機能するマニュアルとは：「業務の標準化」、「効率化」、「生産性向上」を実現

それでは、機能するマニュアルとはどのようなものなのでしょうか。機能するマニュアルは、以下の特徴を持っています。

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• 見つけやすい

  必要な情報がすぐに見つけられるように、整理された形で提供されている。

• 分かりやすい

  文章や図表が明瞭で、誰でも理解しやすい内容である。

• 最新の情報が
  反映されている

  業務の変化に対応して定期的に更新され、信頼性が高い。
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これらの特徴を持つマニュアルは、業務の標準化、効率化、生産性向上を実現します。

02.
機能するマニュアルを作成するには

では、具体的にどのようにすれば機能するマニュアルが作成できるのでしょうか。以下に、3つのポイントをご紹介します。

マニュアル作成・浸透・改善への導入課題をクリアしましょう

機能するマニュアルを作成し、浸透・改善させるためには、組織全体で取り組むことが重要です。
以下に、導入時の課題解決方法をご紹介します。

03.
機能するマニュアルの活用事例：実践から学ぶ

機能するマニュアルを活用した企業の事例を紹介します。
これらの事例から、機能するマニュアルがどのように業務にプラスの効果をもたらすかをご理解いただけると思います。

04.
機能するマニュアルを実現するための
取り組みを始めよう

機能するマニュアルは、業務の標準化・効率化・生産性向上に大きく貢献します。しかし、その効果を最大限に活かすためには、マニュアルの作成・浸透・改善に向けた取り組みが必要です。

本記事では、機能するマニュアルの特徴や作成方法、導入課題をご紹介しました。これらを参考に、ぜひあなたの組織でも機能するマニュアルの実現に向けた取り組みを始めてください。
そして、業務の標準化・効率化・生産性向上を実現し、組織全体の成長を促しましょう。
最後に、業務マニュアルは、一度作成したら終わりではなく、組織が変化や成長するにつれて、常に評価と改善が必要です。つまり、定期的に見直して、現場のニーズに合った内容に更新することが大切です。こうすることで、業務マニュアルは組織にとっての強力なサポートツールとなります。

この記事を参考に、機能するマニュアルの制作・導入・活用に向けた取り組みを進め、あなたの組織でも業務の標準化・効率化・生産性向上を実現しましょう。

05.
マニュアル制作の外部サポートも活用しよう

マニュアル制作には専門的な知識や技術が求められるため、自社での制作が難しい場合もあります。そのような場合は、外部の専門家やサービスを活用することも一つの選択肢です。

テクニカルライターやマニュアル制作の専門会社に依頼することで、以下のようなメリットがあります。

専門的な知識と技術

マニュアル制作のプロによる、分かりやすく効果的なマニュアルが作成されます。

時短

自社でマニュアル制作に取り組むよりも、短期間で質の高いマニュアルが完成します。

最新の情報

専門家は最新の情報やトレンドを把握しているため、その知見がマニュアルに反映されます。

しかし、外部サポートを活用する際には、以下のポイントにも注意しましょう。

情報共有

外部サポートに依頼する場合も、自社の業務内容やニーズを正確に伝えることが重要です。情報共有を徹底し、マニュアルが自社の業務に適したものになるようにしましょう。

費用

外部サポートを利用する際には、費用がかかります。予算や効果を考慮し、適切なサポートを選ぶことが大切です。

継続的な改善

マニュアルは定期的に更新が必要です。外部サポートと継続的に連携し、マニュアルの改善を進めましょう。