1. マニュアル作成業務の重要性

マニュアルは、業務手順やルールを明確化し、組織全体で統一した方法を実践するための重要なツールです。新入社員の教育・トレーニングでも必須の存在であり、業務効率や生産性の向上に大きく貢献します。

一方で、マニュアルが不十分だったり更新が遅れたりすると、現場の混乱や教育コストの増大といったリスクが生じるため、継続的な見直しが必要です。

2. 兼務のメリット

①コスト削減

マニュアル作成業務を既存の社員に兼務させることで、新たに専任担当者を雇う必要がなくなり、コスト削減が可能です。

②知識の共有

現場で業務を行っている社員がマニュアル作成を行うことで、実践的な知識やノウハウがマニュアルに反映されやすくなり、より実用的な内容が期待できます。

③柔軟な対応

兼務することで、業務の進捗や変更点を迅速にマニュアルに反映させることができ、最新情報を常に提供することが可能です。

3. 兼務のデメリット

①時間の制約

マニュアル作成には時間・労力が必要です。他の業務と並行することで時間不足が発生すると、全体の業務効率を下げてしまう恐れがあります。

②スキルのミスマッチ

マニュアル作成には文章構成力や専門知識が不可欠です。スキルが不足している社員が兼務すると、作業効率や品質が下がり、結果的に業務全体へ悪影響を及ぼす可能性があります。

③モチベーションの低下

兼務による負担増加や納期のプレッシャーは、担当者のストレスを高め、モチベーションや作業クオリティが低下しやすくなります。

4. 取り組み（対策）

①専任担当者の配置

マニュアル作成業務を専門の担当者に任せることで、時間的な制約を軽減し、高品質なマニュアルを継続的に作成できます。専任担当者がいることで必要な情報を的確に汲み取り、組織全体の業務効率化に寄与します。

②効率的なツールの活用

マニュアル作成に特化したソフトウェアやクラウドサービスを導入することで、作業工程の自動化や編集作業の効率化を図ることが可能です。兼務による負担が軽減され、機会損失を抑えられます。

③作業の分担と協力

チームでマニュアル作成を進めると、担当者一人にかかる負荷が軽減します。それぞれの得意分野を生かして役割分担することで、スムーズかつ質の高いマニュアル作成を実現できます。

④定期的な見直しと改善

既存のマニュアルを定期的に見直し、改善点を洗い出すことで、新しいマニュアル作成時の手間を減らします。必要な情報が常に最新であることを確認し、業務の効率を維持しましょう。

5. おすすめの方法（提案）

①専門の業者への委託

マニュアル作成業務を専門の業者に委託することで、社内リソースを他の重要な業務に集中させます。専門業者は経験豊富であり、高品質なマニュアルを効率的に作成することができます。委託することで、労力と時間を削減し、全体の効率性を向上させることが期待されます。

委託によるコスト削減効果は、通常の社内作業コストと比較して20%から30%程度とされています。

社内の業務効率向上により、生産性の向上も見込まれ、全体の業務効率が約15%向上することが期待されます。

6. まとめ

マニュアル作成業務を兼務することによる機会損失は、企業の効率性や生産性に大きな影響を与える可能性があります。

専任担当者の配置や効率的なツールの活用、チームでの作業分担、マニュアル作成代行への委託などの対策を講じることで、この機会損失を最小限に抑えることができます。 特に専門業者への委託は、業務効率を大幅に向上させるための有効な手段であり、コスト削減効果も期待できる点から非常に有効です。

企業はこれらの対策を積極的に導入し、効率的な業務運営を実現することが重要です。また、兼務することのメリットとデメリットを十分に考慮し、適切な判断を下すことが求められます。

マニュアル作成での機会損失を防ぐためには、計画段階からこれらの課題を認識し、適切な対策を講じることが重要です。特に近年は、マニュアル作成ツールやクラウドサービスを活用することが多くなっています。

弊社が提供するサービス「はたらきかた調査・制作」では、課題に寄り添い、マニュアルのプロが制作をサポートいたします。

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マニュアルは作って終わりではなく、継続的な改善と運用が必要です。現場のフィードバックを活かしながら、より使いやすく、効果的なマニュアル作りを目指していきましょう。
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