1. 業務が属人化している・マニュアル化されていない

「この業務は特定の人が担当しているから、他の人にはわからない」といった状況は、リスクを生むだけでなく、チーム全体の業務効率を低下させます。社員が退職したり、長期の休暇を取ったりした場合、その業務が滞る可能性もあります。
この課題に対しては、業務マニュアルの作成と適切な運用が有効です。
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2. ツールが導入されていても活用されていない

ファイル共有ツールやプロジェクト管理ツール、マニュアル作成ツールなど、ツールが導入されているにも関わらず、それが現場でうまく活用されていない状況もよく見られます。原因は、以下のようなことが考えられます。

この課題の解決には、ツール導入時の研修や操作マニュアルの提供が必要です。また、現場の意見を反映したツールを選定し、運用方法を設計することで、ツールの導入効果を最大化することができます。

3. 情報共有が非効率的

ファイルの保存場所がバラバラだったり、情報共有がリアルタイムで行えなかったりすることも、業務効率の低下に繋がります。こうした問題には、ファイル共有ツールや、プロジェクト管理ツールの導入が効果的です。また、リアルタイムの情報共有が可能な環境を構築することで、多くの非効率を解消することができます。

「はたらきかたエディター」は、マニュアル内にURLを記載することができます。
GoogleドライブやSharePointなど、ファイル共有ツールのURLを記載しておくと、必要なファイルをすぐに見つけることができ、更新もリアルタイムで可能なため、情報共有を効率化できます。

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4. 教育に時間がかかる

教育が人任せ・現場頼りになっていたり、業務マニュアルが整備されていなかったりすることで、教育に時間がかかり、業務効率の低下に繋がります。
解決には、eラーニングの導入や教育マニュアルの整備が重要です。eラーニングを活用することで、教育の属人化を防ぎつつコストや時間を削減できます。
また、マニュアルを整備することで、定型業務の自己解決を促すことができ、教育の負担を軽減することができます。教育で重要なのは、「業務の背景や狙いまで理解させること」です。

5. まとめ

以上、業務効率化が求められる企業の特徴を紹介しました。改善策を実践することで、業務の生産性向上だけでなく、社員の満足度を大幅に向上させることが期待できます。まずは小さく始められる改善策から取り組み、少しずつ業務効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

来年開始する「業務効率化サービス」では、①業務改善、②マニュアル制作・定着化・運用支援、③システム導入・生成AI活用、④教育支援を実施いたします。
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