1. なぜ今、ベテランの「技能継承」が重要なのか？

私たちは、「見て覚える」「背中で語る」といった言葉を耳にすることがあります。これは、ベテラン社員が持つノウハウが、言葉や文字では表現しにくい、感覚的なものであることを示しています。しかし、この「暗黙知」に依存した育成は、以下の問題を引き起こします。

①育成スピードの鈍化

若手社員が業務を習得するまでに、多大な労力と期間を要します。

②品質のばらつき

教える人によって教え方が異なったり、教わる人の理解度によって業務の質にばらつきが生じたりします。

③属人化の進行

特定の業務が特定の社員にしかできない状態になり、その社員が不在の場合に業務が滞るリスクが高まります。

④離職リスクの増大

成長を実感しづらい、教える人によって教え方が異なるといった要因から、若手社員のモチベーションが低下し、離職に繋がりやすくなります。

⑤ノウハウの喪失

ベテラン社員の退職や異動に伴い、貴重なノウハウが企業の中から失われてしまいます。

これらの問題を解決するためには、ベテランの「暗黙知」を、誰もが理解し活用できる「形式知」へと変換し、次世代に技能継承する仕組みが不可欠です。その最も有効な手段こそが「マニュアル」なのです。

2. マニュアルによる形式知化がもたらす3つの大きなメリット

①若手の早期育成

体系的にまとめられたマニュアルがあることで、若手社員は自分のペースで必要な情報を確認できます。不明点があっても、すぐにマニュアルを参照できるため、質問の頻度が減り、先輩社員の指導負担も軽減されます。

自分で問題を解決できる機会が増えることで、若手社員は自信をつけ、業務へのモチベーションを高めることができます。これにより、早期に戦力として活躍できる可能性が高まります。

②離職防止と定着率向上

早期育成だけでなく、マニュアルは若手の離職防止や定着率向上にも貢献します。

マニュアルによって業務が標準化されていると、教える人によって教え方が異なったり、教わる人の理解度によって業務の質にばらつきが生じたりする問題を防ぐことができ、若手の離職防止に繋がります。

また、新しい環境での業務習得は、若手にとって大きな心理的負担となります。「何から手をつけて良いか分からない」「質問ばかりで申し訳ない」といった不安を、マニュアルが軽減します。いつでも参照できる安心感は、長期的な定着に繋がります。

③組織全体の生産性向上とリスク低減

マニュアルによる形式知化は、個人の能力向上に留まらず、組織全体のパフォーマンスを高めます。

誰がやっても一定の品質を保てるようになるため、顧客へのサービス提供や製品品質の安定に貢献します。

また、業務手順が明確になることで、無駄な作業が減り、業務がスムーズに進むようになります。

さらに、特定の社員にしかできない業務がなくなるため、急な欠員や異動が発生した場合でも、業務が滞ることなく継続できます。

3. ベテランの知恵をマニュアル化する具体的なステップ

では、どのようにしてベテラン社員の持つ貴重な知恵をマニュアルとして形にしていくのでしょうか。

①ノウハウの「洗い出し」と「ヒアリング」

まずは、どの業務の、どの部分にベテランの知恵が詰まっているのかを明確にします。

ベテラン社員が担当している業務をリストアップし、それぞれの業務において「特に経験が問われる部分」「トラブルが多い部分」「暗黙のルールが存在する部分」などを特定します。「なぜそうするのか」「どんな時に困ったのか」「それをどう乗り越えたのか」「初心者にはどこが難しいか」など、「知識」だけでなく「経験」や「判断基準」に焦点を当ててヒアリングを行います。必要であれば、実際に業務を隣で観察し、細かな動きや判断基準を記録します。

②情報の「整理」と「構造化」

文字だけでは伝わりにくい内容は、画像や動画を積極的に活用します。特に「感覚」に頼りがちな作業は、視覚情報が非常に有効です。

「ここがポイント」「注意点」など、ベテランならではの「勘所」は明確に記載します。失敗談や成功例を盛り込むことで、実践的な学びを促します。

「この場合はA、あの場合はB」といった、状況に応じた判断基準も明確にします。これにより、若手社員が自ら考えて行動できる幅が広がります。

③マニュアルの「作成」と「共有」

マニュアルを作成する際は、その業務を全く知らない若手社員が読んでも理解できるか、という視点が重要です。専門用語は避け、易しい言葉で記載します。

作成したマニュアルは、ファイルサーバー、クラウドストレージ、社内Wikiなど、若手社員がいつでも、どこからでもアクセスできる場所に保管・共有します。

検索機能が充実していると、必要な情報に素早くたどり着けます。

生成AIによるインテリジェント検索の詳細はこちら
＞＞https://www.how2work.jp/useful/archive/input-010

④マニュアルの「運用」と「改善」

マニュアルは一度作ったら終わりではありません。常に「生きている」マニュアルにするための定期的な見直しと更新が必要です。

若手社員がマニュアルを使った際に感じた疑問点や改善点、分かりにくかった点などを積極的にヒアリングし、マニュアルに反映させると、更にマニュアルの精度を上げることができます。

4. まとめ

ベテラン社員の持つ貴重な知恵をマニュアルとして形式知化することは、若手社員の早期育成、離職防止、そして組織全体の持続的な成長に不可欠な取り組みです。

マニュアル作成は、ベテラン社員が長年培ってきた経験とノウハウを、次世代へ確実に技能継承するための最も確実な方法です。若手社員が安心して業務に取り組み、自信を持って成長できる環境を提供し、結果として企業全体の生産性向上に貢献します。マニュアル作成を通じて、ベテランの知恵を未来へ繋ぐ取り組みを始めてみませんか。

弊社では、来年から「業務効率化サービス」を開始いたします。マニュアル作成を通じた業務効率化を支援するメニューをご用意しています。
現在は、サービス開始に伴う割引キャンペーンも実施しています。詳細は下記のページをご確認ください。

「業務効率化サービス」割引キャンペーンの詳細はこちら
＞＞https://www.how2work.jp/optimizing-workflow