1. なぜ今、作業標準書のデジタル化が求められているのか

作業標準書を紙で運用することの問題点は多くあります。更新時の印刷・配布コストがかかりすぎたり、最新版の確認が困難だったり、保管スペースの確保が必要だったりします。また、紙での運用は改訂履歴の管理が複雑で、過去の情報を見て作業をしてしまったり、必要な情報に辿り着くまでに時間がかかったりします。複数拠点での同時更新も不可能なため、デジタル化している組織と比較すると、作業の効率が低下してしまいます。

2. 作業標準書デジタル化のメリット

①リアルタイムで情報共有ができる

クラウドを利用すれば関係者全員に最新の情報がリアルタイムで共有されます。

②検索機能により必要な情報に素早くアクセスできる

デジタル化すると、紙ではできなかった文書内の検索が可能になります。必要な情報にすぐアクセスできると、現場の業務効率が向上します。

③写真・動画でわかりやすく作業説明ができる

写真や動画を活用したマルチメディアコンテンツにより、テキストだけでは伝わりづらい複雑な作業も、わかりやすく伝えることができます。

④印刷・配布コストが削減できる

紙媒体の印刷や配布にかかるコストを削減できます。また、紙の保管スペースが不要になるため、そのスペースを有効活用できます。

⑤セキュリティを強化できる

特定のグループやユーザーにのみアクセスや更新を許可したり、社外ではアクセスできないように制御したりすることが可能です。

3. 作業標準書デジタル化の進め方

①現状分析をする

まずは現状分析から始めましょう。既存の作業標準書を見直し、作業標準書の運用上の課題を抽出します。そして関係部署のニーズを確認し、システム要件を定義します。

②デジタル化の手法を選定する

次にデジタル化の手法を選定します。弊社が提供する「はたらきかたエディター」のようなWebマニュアル作成ツールや文書管理システムの導入を検討し、作業現場にはタブレット端末の導入も選択肢となります。もちろん、セキュリティ対策も忘れてはいけません。

「はたらきかたエディター」サービス詳細はこちら
＞＞https://www.how2work.jp/editor

③デジタルの強みを活かす

テキストと画像だけでは伝えづらかった内容は、動画を使って直感的に分かりやすく表現しましょう。

4. デジタル化成功のポイント

段階的な導入で、デジタル化を成功させます。

1. ①1部門で試験的に運用を開始する
2. ②現場からのフィードバックを収集し、分析する
3. ③運用ルールを決定する
4. ④全社展開の計画を策定する
5. ⑤定期的に現場からの意見を吸い上げて、標準書に反映する

5. 専門家によるサポートの活用

作業標準書のデジタル化は、製造現場の働き方改革における重要な施策です。しかし、その導入には適切なツール選定の難しさや社内リソースの不足、運用ノウハウの欠如、投資対効果の不明確さなどの懸念が付きまといます。

弊社が提供する「はたらきかた調査・制作」では、作業標準書のデジタル化をトータルでサポートすることが可能です。

「はたらきかた調査・制作」サービス詳細はこちら
＞＞https://www.how2work.jp/production

6. まとめ

作業標準書のデジタル化は、製造現場の生産性向上と品質管理の強化に大きく貢献します。適切なツールの選定と運用体制の構築により、持続可能な文書管理の仕組みを実現することができます。

新年度を機に、貴社の作業標準書デジタル化の検討を始めてみませんか？

オンライン相談会のご予約はこちら
＞＞https://www.how2work.jp/onlinemeeting/input