1. なぜ今、マニュアル作成が重要なのか

ベテラン社員や熟練工の退職、若手人材の流動化。これらの変化に対応しながら、安定した品質を維持するためには、社員の知識やノウハウを可視化し、現場で活用できる仕組みが不可欠です。

そこで重要なのが、単なる作業手順書ではなく、作業のコツやポイント、注意すべき点などをまとめたマニュアルの作成です。

2. マニュアル作成が現場にもたらす効果

①ベテラン社員や熟練工のノウハウ継承

作業のポイントや判断基準をマニュアル化することで、ベテラン社員や熟練工の頭の中だけに溜まっていたノウハウを、企業の財産として形に残すことができます。

②属人化の解消

ベテラン社員や熟練工の技術に限らず、特定の社員にしかできない業務がある状態は、企業にとって大きなリスクです。特定の社員に依存していた業務をマニュアル化することで、誰でも一定の水準で作業できる環境を作れます。

③作業の標準化と品質の安定

「ベテラン社員とそれ以外で品質に差が出る」「担当者によってやり方がバラバラ」。多くの企業がこういった課題を抱えています。正しい作業手順をマニュアル化し、動画や画像を使ってより伝わりやすくすると、作業方法が統一されて品質が安定します。

④新人教育期間の大幅な短縮

検索性の高いWebマニュアルを活用し、教育期間を最大50%短縮した事例があります。必要な情報を「いつでも」「どこでも」確認できる環境づくりは、新人の早期戦力化の鍵となります。

3. 新年度に向けたマニュアル作成の進め方

まずは、以下の手順でマニュアル作成を進めてみてはいかがでしょうか。

①危険な業務やミスが多い業務を洗い出す

すべての作業を一度に文書化するのは現実的ではありません。安全管理上のリスクが高い業務や、ミスが多い業務を洗い出し、優先してマニュアル作成を進めます。

②現状の棚卸し

既存のマニュアルや作業手順書を確認します。リスクの高い業務で注意すべき点が記載されているか、ミスが頻発する業務で足りていない情報は何かを把握します。

③現場のキーパーソンを巻き込んだ作成体制の整備

マニュアルは、現場で使われてこそ価値があります。ベテラン社員や、実際に作業を行う担当者を巻き込み、現場作業者の目線でマニュアルを作成するための協力体制を構築します。

4. マニュアルをWeb化するメリット

紙やPDF、Powerpoint、Excel等で作成したマニュアルを「もっと効率的に管理・運用したい」なら、Webマニュアルが効果的です。ここでは、Webマニュアルのメリットを3つ紹介します。

①動画や画像で分かりやすく説明できる

複雑な作業や、熟練工の作業のコツは、文章だけでは伝わりづらいものです。作業の様子を撮影してWebマニュアルに掲載すれば、分かりやすく説明できます。

熟練工の作業のコツを説明するWebマニュアルサンプルはこちら
＞＞https://www.how2work.jp/assets/sample/electric/000000041421.html

②必要な情報をすぐに検索できる

PDFでもワード検索は可能ですが、別のPDFを跨いでの検索はできません。 分散したPDFマニュアルを1つのWebマニュアルに集約すれば、必要な情報をすぐに検索できます。情報を探す時間が短縮されると、生産性の向上に繋がります。

③更新をリアルタイムで確認できる

紙やPDFのマニュアルをコピーして使っていると、マニュアルが更新されてもコピー当時の古いマニュアルを参照して作業してしまうことも…。Webマニュアルは、更新された内容をリアルタイムで確認できます。古いマニュアルを参照することによるミスや、重大な事故の発生リスクを防げるのです。

5. まとめ 〜新年度に向けて〜

マニュアル作成は、単なる作業手順の文書化ではありません。社員の知識やノウハウを、次世代に継承するための重要な基盤づくりなのです。

弊社では、マニュアル作成やWeb化をトータルサポートいたします。 マニュアル作成に関するお悩みをお持ちの方やWeb化をご検討の方は、是非ご相談ください。

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