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マニュアル作成のTips

フロー図の有効活用で業務を可視化しよう!

マニュアル活用による業務改善

2024.01.19

フロー図の有効活用で業務を可視化しよう!

タイトルを読んで、「フロー図って必要?」「フロー図よりもマニュアルの中身を精査した方が良いのでは?」と感じた方も多いかもしれません。

しかし、フロー図作成はマニュアルの作成・業務遂行にあたって不可欠です。

1. フロー図の役割と必要性

フロー図は、複雑な業務プロセスを可視化し、理解を助ける優れた手段です。また、関係者同士で共通の理解を持つのにも役立ちます。この共通の理解が揃えば、ミスや誤解を防ぐことに繋がります。

弊社のマニュアルには必ず、各業務のTOPページにフロー図が配置されています。最初に「この業務を行う目的」と「全体の流れ」「着地点」が頭に入るので、初めて行う業務も迅速に理解できます。

最初にフロー図を作成すると、マニュアル作成も効率よく進めることができます。各業務プロセスがどのようにつながっているのか、どのステップでどのような判断を行うのかが明確になるため、マニュアルの中身を作りやすくなります。

挿絵01

2. フロー図を作ってみよう

実は、弊社が提供するサービス「はたらきかたエディター」でもフロー図を表現することができます。
では、実際に作成してみましょう。

1. PowerPointで矢印の画像を作成する

▼ステップ1:スライドの準備

PowerPointを起動し、新しいスライドを作成します。
スライドを右クリックし、「レイアウト」から「白紙」を選択します。

ステップ1


▼ステップ2:図形の挿入

「図形」のボタンをクリックし、矢印を選択します。

ステップ2


▼ステップ3:矢印の描画

スライド上でクリックして、矢印を描画します。

ステップ3


▼ステップ4:保存

「ファイル」のタブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。


2. 「はたらきかたエディター」へアップロードし、マニュアルに挿入する

作成した矢印の画像をエディターへアップロードして、ドラッグアンドドロップで挿入します。
業務を矢印で繋げるとフロー図になります。

エディターへ挿入

さらに、リンクを設定すれば手順の詳細ページに飛ぶこともできます。

 

フロー図が入ったマニュアルサンプルはこちらからご覧いただけます。
https://www.how2work.jp/assets/sample/electric/000000041413.html

フロー図で業務の流れを可視化し、より分かりやすいマニュアルを作成してみましょう。